Afinal, o que é SPED? O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é uma iniciativa do governo federal que visa modernizar e unificar o envio de informações fiscais, contábeis e trabalhistas pelas empresas aos órgãos fiscalizadores.
Ele substitui a escrituração em papel por arquivos digitais com validade jurídica garantida por certificado digital.
Na contabilidade, o SPED integra diversos módulos, como a Escrituração Contábil Digital (ECD), Escrituração Fiscal Digital (EFD), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), eSocial, entre outros.
Basicamente, cada um deles atende a uma obrigação específica, permitindo o envio padronizado de dados como movimentações fiscais, apuração de tributos e registros contábeis.
O funcionamento ocorre por meio de softwares validadores (como o PVA), onde os dados são preenchidos, assinados digitalmente e enviados para a Receita Federal. O SPED facilita a fiscalização, reduz erros, elimina o uso de papel e aumenta a transparência entre empresas e o Fisco.
Continue a leitura com a Contabilidade Olímpia e saiba mais sobre como funciona o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)!
O que é o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)?
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é um projeto do governo federal brasileiro, criado pelo Decreto nº 6.022 de 2007, com o objetivo de unificar e digitalizar o envio de informações fiscais, contábeis e trabalhistas pelas empresas para os órgãos de fiscalização.
Faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC) e representa uma modernização na forma como as obrigações acessórias são cumpridas.
Por meio do SPED, dados que antes eram entregues em papel passam a ser enviados eletronicamente, com validade jurídica assegurada por certificado digital.
Ele promove maior integração entre as administrações tributárias das esferas federal, estadual e municipal, permitindo maior controle e cruzamento de informações, além de reduzir a burocracia e aumentar a efetividade dos processos fiscais.
Para que serve o SPED na contabilidade?
Na contabilidade, o SPED tem a função de padronizar, automatizar e tornar mais seguro o envio de informações contábeis e fiscais para os órgãos competentes.
Ele substitui livros físicos e formulários por arquivos digitais, facilitando a entrega das obrigações acessórias e aumentando a transparência na relação entre empresas e Fisco.
Com o SPED, as informações contábeis (como balancetes, livros razão e diário) e fiscais (como notas fiscais, apuração de impostos e retenções) são estruturadas em layouts definidos e enviadas eletronicamente.
Assim sendo, permite à Receita Federal cruzar dados de diferentes declarações e detectar inconsistências, incentivando o cumprimento correto das obrigações tributárias.
Além disso, o SPED melhora a qualidade das informações, reduz o risco de erros manuais e contribui para a conformidade fiscal e contábil das empresas.
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Quais são os principais módulos do SPED?
O SPED é composto por diversos módulos, cada um voltado a um tipo de obrigação fiscal, contábil ou trabalhista.
Dessa forma, os principais são:
- ECD (Escrituração Contábil Digital): substitui livros contábeis em papel, como Diário e Razão;
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal): substitui a antiga DIPJ e declara o IRPJ e CSLL;
- EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal): informa movimentações relacionadas ao ICMS e IPI;
- EFD-Contribuições: voltado à apuração de PIS, COFINS e CPRB;
- EFD-Reinf: informa retenções previdenciárias e de serviços sem vínculo empregatício;
- eSocial: unifica informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais dos empregados;
- NF-e, CT-e, MDF-e, NFC-e e NFS-e: documentos fiscais eletrônicos de produtos e serviços.
O que é a Escrituração Contábil Digital (ECD)?
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é um dos principais módulos do SPED e tem como objetivo substituir a escrituração em papel dos livros contábeis obrigatórios, como o Livro Diário, Livro Razão e seus auxiliares. A ECD deve ser transmitida anualmente até o último dia útil de maio, referente ao ano-calendário anterior.
Ela é obrigatória para empresas tributadas pelo Lucro Real, e para algumas do Lucro Presumido que distribuem lucros isentos acima do limite legal. A entrega da ECD deve ser feita com assinatura digital (certificado digital) e enviada por meio do Programa Validador e Assinador (PVA) da Receita Federal.
O que é a Escrituração Fiscal Digital (EFD)?
A EFD, também chamada de SPED Fiscal ou EFD ICMS/IPI, é um módulo do SPED que registra todas as movimentações fiscais relacionadas ao ICMS e IPI. Ela substitui livros fiscais em papel, como o Livro Registro de Entradas, Saídas, Inventário e Apuração do ICMS/IPI.
As empresas devem enviar mensalmente um arquivo digital contendo as informações exigidas, incluindo documentos fiscais emitidos e recebidos, movimentações de estoque, apuração de impostos e registros complementares.
A EFD é obrigatória para contribuintes do ICMS e IPI, conforme definição da Secretaria da Fazenda de cada estado. O envio é feito pelo PVA da EFD e deve ser assinado com certificado digital. A não entrega no prazo ou com erros gera multas e outras penalidades.
O que é a Escrituração Contábil Fiscal (ECF)?
A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), instituída para substituir a antiga Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).
A ECF tem como objetivo principal detalhar a apuração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), além de apresentar as informações contábeis e fiscais das empresas de forma integrada.
Essa escrituração deve ser enviada anualmente, até o último dia útil do mês de julho do ano seguinte ao da escrituração. Todas as pessoas jurídicas, inclusive imunes e isentas, estão obrigadas a apresentar a ECF, com exceção dos optantes pelo Simples Nacional.
A ECF deve ser assinada com certificado digital e transmitida por meio do Programa Validador e Assinador (PVA), disponibilizado pela Receita Federal.
O que é o SPED Contribuições?
O SPED Contribuições, também chamado de EFD-Contribuições, é o módulo do SPED responsável pela escrituração digital da Contribuição para o PIS/Pasep e da COFINS. O objetivo principal é substituir a entrega de documentos em papel e proporcionar maior controle fiscal por parte da Receita Federal.
Além disso, com a Lei nº 12.546/2011, a EFD-Contribuições passou a incluir também a escrituração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB). Essa escrituração deve ser feita mensalmente por pessoas jurídicas que apuram PIS e COFINS nos regimes cumulativo e não cumulativo, com base nas suas receitas e operações.
A transmissão é feita pelo PVA da EFD-Contribuições e deve ser assinada com certificado digital. Os arquivos enviados incluem notas fiscais, receitas, créditos, débitos e apurações das contribuições, permitindo o cruzamento eletrônico de dados pela Receita.
O que é a EFD-Reinf?
A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é um módulo complementar ao eSocial e faz parte do SPED.
Ela é utilizada para declarar informações relacionadas a retenções de tributos (como IRRF, CSRF e INSS) sobre serviços prestados e tomados, que não envolvam vínculos empregatícios.
A EFD-Reinf deve ser enviada periodicamente (normalmente mensal) por empresas que contratam serviços de terceiros com retenção de tributos, por entidades promotoras de eventos com remuneração a atletas, e por pessoas jurídicas obrigadas à CPRB.
Seu envio é feito por meio do ambiente SPED e deve estar alinhado com as informações declaradas no eSocial, assegurando consistência entre as obrigações trabalhistas e tributárias da empresa.
Como funciona o eSocial dentro do SPED?
O eSocial é um módulo do SPED que centraliza o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e tributárias dos empregados. Ele foi criado para unificar diversas obrigações acessórias como CAGED, GFIP, RAIS e DIRF em um único sistema.
Empresas devem enviar eventos ao longo do tempo, como admissões, folhas de pagamento, desligamentos, férias, entre outros. Esses eventos são registrados eletronicamente e compartilhados entre Receita Federal, INSS, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal.
A transmissão do eSocial exige certificado digital e deve seguir um calendário de obrigatoriedade definido pelo governo, variando conforme o porte e tipo da empresa.
Quem é obrigado a enviar o SPED?
A obrigatoriedade de envio do SPED varia conforme o módulo. Basicamente, estão obrigadas:
- Empresas tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Arbitrado (ECD, ECF, EFD);
- Contribuintes do ICMS e IPI (EFD ICMS/IPI);
- Empresas com apuração de PIS/COFINS fora do Simples Nacional (EFD-Contribuições);
- Empresas com retenções de tributos sobre serviços tomados (EFD-Reinf);
- Todas as empresas com empregados (eSocial, conforme cronograma);
- Entidades imunes e isentas, em algumas situações específicas.
Microempresas e empresas optantes pelo Simples Nacional têm dispensas parciais, mas podem ser obrigadas em casos específicos, como contribuição previdenciária sobre a receita bruta ou retenções.
Quais empresas estão dispensadas do SPED?
Nem todas as empresas são obrigadas a entregar os módulos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Estão dispensadas, de forma geral, as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional, salvo em casos específicos como apuração da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB) ou prestação de serviços com retenção de tributos.
Além disso, pessoas físicas, MEIs (Microempreendedores Individuais) e empresas que não exercem atividade tributável podem estar isentas, dependendo do módulo. A dispensa varia conforme o tipo de SPED (ECD, ECF, EFD, etc.), e deve-se sempre consultar a legislação vigente e a orientação da Receita Federal.
Quais são os prazos para entrega do SPED?
Os prazos de entrega do SPED variam de acordo com o módulo.
Dessa forma, os principais são:
- ECD (Escrituração Contábil Digital): até o último dia útil de maio do ano seguinte ao exercício;
- ECF (Escrituração Contábil Fiscal): até o último dia útil de julho do ano seguinte ao exercício;
- EFD-Contribuições: até o 10º dia útil do segundo mês subsequente ao mês de referência;
- EFD-Reinf: até o dia 15 do mês seguinte ao da ocorrência dos fatos geradores;
- SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): conforme o calendário da Secretaria da Fazenda de cada estado;
- eSocial: conforme cronograma de obrigatoriedade e eventos (mensal ou periódico).
Como gerar os arquivos do SPED?
Para gerar os arquivos do SPED, a empresa precisa utilizar o sistema de gestão (ERP) integrado com as exigências fiscais. Esses sistemas reúnem as informações contábeis e fiscais necessárias e exportam os dados no formato exigido pela Receita Federal.
Após isso, o arquivo é carregado no Programa Validador e Assinador (PVA) correspondente ao módulo (ECD, ECF, EFD, etc.). O PVA verifica erros e inconsistências antes do envio oficial. O arquivo, então, é assinado digitalmente e transmitido ao Fisco por meio da internet.
Qual certificado digital é necessário para o SPED?
O envio do SPED exige o uso de um certificado digital do tipo A1 ou A3, emitido por uma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil.
O certificado pode estar vinculado ao CNPJ da empresa ou ao responsável legal autorizado. Ele funciona como uma assinatura digital que assegura a autenticidade das informações e a validade jurídica dos documentos enviados eletronicamente.
O que acontece se não entregar o SPED?
O não envio do SPED dentro do prazo pode acarretar multas e outras penalidades, que variam de acordo com o módulo:
- ECD/ECF: multa de R$ 500 a R$ 1.500 por mês de atraso;
- EFD-Contribuições: multa de 0,5% a 1,5% do faturamento;
- SPED Fiscal: multa estadual e possível impedimento de emissão de nota fiscal.
Além disso, a empresa pode ficar com o CNPJ irregular, dificultando financiamentos, participação em licitações e emissão de certidões negativas.
Como retificar informações enviadas no SPED?
É possível retificar declarações já enviadas por meio do mesmo programa utilizado para envio original (PVA). A retificação deve ser feita com o mesmo certificado digital e respeitar as regras do módulo correspondente.
O arquivo retificador deve substituir o original, e só será aceito se o SPED ainda estiver no prazo ou se não tiver sido objeto de fiscalização. Algumas retificações exigem justificativa e, em certos casos, não são permitidas se já houve autuação fiscal.
Quais são os principais erros no SPED?
Entre os erros mais comuns no SPED estão:
- Dados fiscais divergentes ou incompletos;
- CST ou CFOP incorretos;
- Falta de validação no PVA antes do envio;
- Erros de apuração de impostos;
- Certificado digital vencido ou inválido;
- Informações duplicadas ou omitidas;
- Falha na integração entre sistemas contábil, fiscal e ERP.
Para evitar esses erros, é necessário investir em sistemas atualizados, processos bem definidos e uma equipe contábil capacitada para revisar as informações antes do envio.
Quais livros contábeis são transmitidos via SPED?
Os livros contábeis transmitidos via SPED fazem parte da Escrituração Contábil Digital (ECD) e são necessários para o cumprimento das obrigações fiscais e societárias das empresas.
Eles substituem os livros em papel, e sua versão digital é legalmente válida desde que assinada com certificado digital. Os principais livros transmitidos são:
- Livro Diário e seus auxiliares, quando houver;
- Livro Razão e seus auxiliares;
- Balancetes Diários, Balanços Patrimoniais e fichas de lançamento que comprovam os registros contábeis;
- Livro de Apuração do Lucro Real (Lalur), no caso da Escrituração Contábil Fiscal (ECF).
Qual a diferença entre SPED Fiscal e SPED Contábil?
A principal diferença entre SPED Fiscal e SPED Contábil está na natureza das informações que cada um registra.
- SPED Contábil (ECD): transmite os livros contábeis da empresa, como o Diário e o Razão. Tem como objetivo registrar de forma digital todas as movimentações contábeis do período, atendendo às exigências do Código Civil e da Lei das Sociedades por Ações.
- SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI): envia as informações fiscais relacionadas ao ICMS e ao IPI, como notas fiscais de entrada e saída, apuração de impostos e movimentações de estoque. É obrigatório para empresas contribuintes do ICMS e/ou IPI.
Ambos são módulos do SPED, mas com objetivos distintos: o Contábil foca na escrituração financeira e societária; o Fiscal, na apuração tributária e obrigações estaduais/federais.
Como validar e assinar arquivos no PVA do SPED?
O PVA (Programa Validador e Assinador) é o sistema da Receita Federal utilizado para validar, assinar e transmitir os arquivos do SPED. O processo funciona da seguinte forma:
- Geração do arquivo no sistema de contabilidade ou ERP da empresa, conforme o leiaute do SPED;
- Importação do arquivo no PVA, onde o sistema realiza a validação das informações. Se houver erros, eles serão exibidos para correção;
- Após a validação sem erros, o arquivo deve ser assinado digitalmente com um certificado digital A1 ou A3;
- Após a assinatura, o contribuinte deve utilizar o próprio PVA para realizar a transmissão do arquivo à Receita Federal.
O que é o Bloco K do SPED Fiscal?
O Bloco K é um dos registros mais complexos e detalhados do SPED Fiscal (EFD ICMS/IPI). Ele trata da escrituração do Livro de Controle da Produção e do Estoque.
Dessa forma, as informações exigidas incluem:
- Insumos utilizados na produção;
- Produtos fabricados;
- Quantidade produzida e estoque final;
- Perdas de processo e movimentações internas.
O Bloco K é obrigatório para empresas industriais e atacadistas conforme cronograma definido pelo CONFAZ e Receita Federal. Seu objetivo é combater fraudes fiscais e trazer maior controle sobre a movimentação de mercadorias.
Como integrar o ERP com o SPED?
A integração do sistema ERP (Enterprise Resource Planning) com o SPED é necessário para assegurar a geração correta dos arquivos e o cumprimento das obrigações fiscais. Essa integração ocorre por meio de:
- Configuração do ERP para exportar os dados contábeis e fiscais no layout exigido pelo SPED;
- Mapeamento de tributos e CSTs, certificando que cada operação esteja corretamente classificada;
- Automação do processo de escrituração, evitando retrabalho e erros manuais;
- Validação automática das notas fiscais e lançamentos para garantir conformidade com as exigências do Fisco.
Quais documentos fiscais devem constar no SPED?
Os documentos fiscais que devem constar nos arquivos do SPED variam conforme o módulo, mas, no geral, incluem:
- Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) de entrada e saída;
- Notas Fiscais de Serviços Eletrônicas (NFS-e), quando aplicável;
- Cupons Fiscais Eletrônicos (NFC-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e);
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Registros de apuração de ICMS, IPI, PIS, COFINS, IRPJ e CSLL;
- Relatórios de estoque, produção e movimentações internas (Bloco K).
O que mudou no SPED com a reforma tributária?
A Reforma Tributária aprovada em 2023, com implementação gradual a partir de 2026, trouxe impactos ao SPED, principalmente nos módulos fiscais.
Assim sendo, as principais mudanças incluem:
- Substituição de tributos como PIS, COFINS, ICMS e ISS por IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços);
- Novos layouts e campos a serem definidos para apuração do IBS e CBS nos arquivos SPED;
- Atualizações nos blocos da EFD-Contribuições e da EFD ICMS/IPI;
- Ajustes nos sistemas ERP e no PVA para acomodar as novas exigências.
A Receita Federal divulgará instruções normativas, notas técnicas e atualizações de leiautes para adequar o SPED à nova estrutura tributária.
Onde baixar os programas oficiais do SPED?
Todos os programas oficiais do SPED podem ser baixados gratuitamente no site da Receita Federal do Brasil.
Basta acessar a área “SPED”, escolher o módulo desejado (ECD, ECF, EFD, etc.) e fazer o download do Programa Validador e Assinador (PVA) correspondente.
Será preciso sempre baixar a versão mais atualizada do PVA para a compatibilidade com os leiautes e as exigências em vigor.
Escritório de Contabilidade | Contabilidade Olímpia
A Contabilidade Olímpia é especializada em assessoria fiscal e contábil, oferecendo suporte completo na geração, validação e envio de todos os módulos do SPED.
Entre os serviços oferecidos estão:
- Elaboração e transmissão de ECD, ECF, EFD-Contribuições, SPED Fiscal e Reinf;
- Integração do ERP com os sistemas fiscais;
- Análise preventiva de inconsistências e retificações;
- Atendimento a fiscalizações e suporte técnico especializado.
Com a Contabilidade Olímpia, sua empresa tem tranquilidade para focar no que importa: crescer com segurança e regularidade fiscal.
E então, mais alguma dúvida sobre Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)? Entre em contato!
